一般に仕様は、部品や製品、サービスなどの機能や性能のこと。
仕様書は、それを文書で表わしたものである。
最初の要件定義時に、ユーザから要求された機能を整理し、相互に確認して開発すべきシステムの概要を明確にする(基本設計書)。
次の外部設計では、その結果を元に実現方法を検討し、外部との界面となる画面操作や帳票仕様、ファイル仕様などを定める(外部仕様書)。
そして内部設計では、外部仕様書をベースにより具体的な設計を進め、内部に持つデータ構造を決めたり、モジュールの構成や仕様を検討する(内部仕様書)。
内部仕様書を元にして実装を行う。
テスト仕様書には、試験の進め方や試験項目を記述する。実施後に試験成績を加えたものを納品物に含める。
このように、仕様書は開発の拠り所となる重要なものである。
開発にかかわる全員が同じ認識を持ち、手戻りを少なくしたり、開発作業をスムースに行うことができる。